アメリカで駐在や在住をしている方にとって、ビジネスの場で電話対応をする機会は少なくありません。しかし、英語での電話対応は慣れないと緊張してしまうもの。直接相手の顔が見えない電話では、適切な言葉遣いやフレーズを使うことが、スムーズなコミュニケーションを図るためのカギとなります。この記事では、ビジネスの電話対応で役立つ英語フレーズを8つご紹介します。ぜひ覚えて実践してみてください！
1. 電話を受けるときの定番フレーズ
"Thank you for calling [company name]. This is [your name]. How may I help you?"
日本語訳: 「[会社名]にお電話いただきありがとうございます。[自分の名前]です。どのようなご用件でしょうか？」電話を受ける際、まず会社名と自分の名前を名乗るのがビジネスの基本。丁寧に名乗ることで、相手に安心感を与えます。
2. かけ直しをお願いする場合
"Could you please call back later? [Person’s name] is not available right now."
日本語訳: 「後ほどおかけ直しいただけますか？[名前]は現在不在です。」担当者が不在の場合、相手に折り返しをお願いするときに使えるフレーズ。
3. 保留にするとき
"May I put you on hold for a moment?"
日本語訳: 「少々お待ちいただけますか？」保留にする場合は必ず相手に了承を得ましょう。このフレーズを使うと丁寧な印象を与えられます。
4. 担当者に電話を回すとき
"Let me transfer you to [person’s name/department]."
日本語訳: 「[名前/部署]におつなぎします。」電話を回すときの定番フレーズです。「transfer」は電話を転送する際によく使われます。
5. メッセージを受け取るとき
"Would you like to leave a message?"
日本語訳: 「メッセージをお残しになりますか？」相手が担当者につながらない場合、メッセージを預かる際に便利な表現です。
6. 電話番号や名前を確認するとき
"Could you please spell that for me?"
日本語訳: 「スペルを教えていただけますか？」名前や会社名などを確認する際に役立つフレーズ。特に英語のスペルは聞き取りにくいことがあるため、正確さを求めるためにもこのフレーズを活用しましょう。
7. 電話を終えるとき
"Thank you for your call. Have a great day!"
日本語訳: 「お電話ありがとうございました。良い一日をお過ごしください！」電話の終わりには、相手への感謝と気遣いを示すフレーズを添えると好印象です。
8. 内容を確認したいとき
"Let me confirm the details to make sure I got everything right."
日本語訳: 「内容を確認させてください。間違いがないか確認します。」相手の要件を正確に理解するために、確認を取る際に使える表現です。
ビジネスの電話対応での注意点
ビジネスの電話対応では、以下のポイントを意識するとさらにスムーズになります。
スピードを調整する英語が流暢でない場合でも、落ち着いて話すことで相手に伝わりやすくなります。早口を避けて、はっきり話すことを心がけましょう。
メモを用意する電話を受ける前に、ペンとメモ帳を準備しておくと、相手の名前や要件を記録でき、ミスを防げます。
ポライトネスを大事にする電話は直接会うよりも表情が見えない分、言葉遣いが重要です。常に丁寧な言葉を選び、相手に敬意を示しましょう。
よく使うフレーズを覚えるこの記事で紹介したフレーズを暗記しておくと、実際の場面でスムーズに対応できます。
まとめ
アメリカでのビジネスシーンにおける電話対応は、日本と異なる文化的背景を理解し、適切なフレーズを使うことが成功の鍵となります。今回紹介した8つのフレーズをマスターすれば、電話対応の自信がぐっと高まるでしょう。特に駐在や在住で英語環境に慣れていない場合、最初は緊張するかもしれませんが、何度も実践するうちに少しずつ身についていきますよ。
記事作成者 (Manami Palmini）  講師経歴
過去のサポート歴
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